Guía para cumplir con el archivo SAF-T en Portugal 2025

¿Qué es SAF-T?

El SAF-T (PT) es un archivo digital estandarizado en formato XML, desarrollado bajo directrices de la OCDE, que permite a la Autoridad Tributaria portuguesa (AT) acceder a la información contable y fiscal de las empresas de forma estructurada.

Este archivo recoge datos relacionados con:

• Facturación.
• Contabilidad.
• Inventarios.
• Información sobre clientes y proveedores.

El objetivo del SAF-T es facilitar las auditorías, mejorar la eficiencia del control tributario y fomentar la lucha contra el fraude fiscal.

En Portugal, su uso es obligatorio para la mayoría de empresas y autónomos que lleven contabilidad organizada y/o emitan facturas mediante software certificado.

¿Cuál es el marco legal del archivo SAF-T Portugal?

El uso del SAF-T en Portugal está regulado principalmente por:

• La Ordenanza N.º 321-A/2007, que introdujo el formato estándar para datos fiscales.
• La Ordenanza N.º 274/2013, que estableció nuevas especificaciones técnicas.
• La Ordenanza N.º 302/2016, que definió los campos obligatorios y la estructura para SAF-T (contabilidad).
• La Ley N.º 119/2019, que amplió su uso a efectos de prellenado de la declaración anual de impuestos (IES).
• Y más recientemente, el Decreto-Ley N.º 48/2020, que reforzó la obligatoriedad del uso de software certificado y validado por la AT.

Las empresas deben presentar el archivo SAF-T mensual (facturación) o anual (contabilidad) dentro de los plazos estipulados, de lo contrario pueden incurrir en sanciones significativas.

SAF-T en Portugal: ¿Cómo funciona?

El SAF-T debe generarse automáticamente desde el software de gestión o facturación utilizado por la empresa. Este software debe estar certificado por la Autoridade Tributária.

El proceso habitual de funcionamiento incluye los siguientes pasos:

1. Registro de la actividad económica en el software: facturas, abonos, cobros, inventarios, etc.
2. Generación automática del archivo XML SAF-T desde el programa.
3. Validación del archivo SAF-T mediante herramientas disponibles (p. ej., Validador de la AT).
4. Envío del archivo a la Autoridad Tributaria, según los plazos definidos (normalmente hasta el día 5 del mes siguiente al de la facturación, o junto con la declaración IES en el caso del SAF-T contabilidad).

Este proceso permite a las autoridades fiscales verificar en tiempo real la consistencia de la información tributaria y contable de la empresa.

Requisitos técnicos del SAF-T en Portugal

Antes de implementar el sistema, es importante conocer los aspectos técnicos que debe cumplir el archivo SAF-T para ser válido en Portugal. Estos son algunos de los principales requisitos:

• Formato XML: estructurado conforme al esquema oficial definido por la AT.
• Codificación UTF-8 sin BOM: para asegurar su correcta interpretación.
• Lenguaje y campos obligatorios: incluyendo identificación del emisor, número de factura, tipo de documento, fecha, productos/servicios, valores, IVA aplicado, etc.
• Software certificado: debe figurar en la lista pública de programas validados por la AT.
• Integridad del archivo: sin errores de estructura ni campos vacíos que puedan invalidar el documento.

Contar con el apoyo de una consultoría para empresas en Portugal puede ser determinante para adaptar correctamente tu sistema de gestión a estas exigencias técnicas, evitando sanciones y problemas administrativos.

¿Cómo cumplir con el SAF-T en Portugal?

Cumplir correctamente con el archivo SAF-T no solo implica tener un software adecuado, sino también aplicar buenas prácticas de gestión contable. A continuación, te damos algunas claves para cumplir con esta obligación:

• Utiliza software homologado por la AT, actualizado con las versiones más recientes.
• Configura correctamente el sistema para generar los datos requeridos de forma automatizada.
• Forma a tu equipo contable y fiscal en el uso del SAF-T y en la validación de errores.
• Haz revisiones periódicas del archivo antes de enviarlo.
• Lleva un control interno de las fechas de envío y recepción de confirmación por parte de la AT.
• Coordina SAF-T contabilidad con la declaración IES, para evitar discrepancias.

En CE Consulting Portugal ayudamos a nuestros clientes a definir flujos de trabajo eficientes y a integrar la generación del SAF-T dentro de su operativa contable habitual.

¿Cómo adaptar el archivo SAF-T en Portugal?

Si tu empresa utiliza un ERP o un software extranjero, o si estás operando desde fuera de Portugal, puede ser necesario personalizar o adaptar el archivo SAF-T para cumplir con los requerimientos locales.

Estas adaptaciones pueden incluir:

• Incorporación de los campos específicos obligatorios en Portugal.
• Configuración de la codificación del archivo.
• Validación previa con herramientas locales.
• Traducción de campos o etiquetas al formato requerido.

Desde CE Consulting Portugal, ofrecemos soporte técnico y asesoría especializada para adaptar cualquier sistema internacional al estándar fiscal portugués, garantizando la validez del SAF-T y facilitando la integración con la contabilidad nacional.

Conclusión

El archivo SAF-T no es simplemente una obligación fiscal: es una herramienta que refleja la madurez digital y la transparencia de tu empresa. Su correcta implementación no solo evita sanciones, sino que mejora la calidad de tu contabilidad y te prepara para un entorno fiscal cada vez más automatizado.

En CE Consulting Portugal contamos con los expertos necesarios para ayudarte a configurar, generar y enviar el archivo SAF-T conforme a la normativa de 2025.

Nuestra experiencia con empresas nacionales e internacionales nos permite ofrecer soluciones personalizadas y prácticas, con el objetivo de que tu negocio cumpla con la ley sin complicaciones.